Personalarbeit aus der Cloud: Durchblick für den Chef

Wie viele Überstunden machen die Beschäftigten? Und was kostet es das Unternehmen? Lange Zeit hatten die Personalverantwortlichen des Schweizer Feder- und Stanzteilherstellers Baumann Group nur unregelmäßig einen Überblick über die zusätzliche Arbeitszeit der Belegschaft und die damit verbundenen finanziellen Verpflichtungen. Zwar wurden alle Überstunden in einem Excel-Dokument vermerkt. Doch die Bearbeitung und Berechnung erwies sich als sehr aufwendig – nur alle zwei Monate wurde die Datei auf den neuesten Stand gebracht.

Heute gibt es die Übersicht automatisch und in Echtzeit. „Der zuständige Manager kann die Daten seines Teams mit nur einem Knopfdruck sehen“, sagt Peter Rosemann, zuständig für HR-Systeme bei dem familiengeführten Mittelständler.  Möglich macht das ein cloudbasiertes Programm für den Personalbereich, das das Unternehmen derzeit für seine 1 500 Mitarbeiter in elf Ländern einführt. Wie viel Geld gibt die Baumann Group für Überstunden aus? Wo fallen sie am häufigsten an? All diese Fragen werden unmittelbar beantwortet. Die zuständige Führungskraft vor Ort kann sofort reagieren.
Mehr Effizienz und schnellere Entscheidungen – das verspricht die Software des Anbieters Workday nicht nur bei Fragen, die die Arbeitszeit betreffen. Sie unterstützt die Baumann-Personaler bei einer Vielzahl von Aufgaben.  „Mitarbeiter können mehr mitgestalten, Manager haben eine größere Transparenz“, sagt Christoph Kull, der für das Deutschland-Geschäft von Workday verantwortlich ist. Auch typisch für solche IT-Lösungen ist, dass sie die Aufgaben von der Personalabteilung wegdelegieren. Vorgesetzte und Mitarbeiter können Beurteilungsgespräche oder Weiterbildungen direkt miteinander vereinbaren. Die Personaler gewinnen Zeit für strategische Fragen.

Mit dem Schritt hin zur IT-Unterstützung für den Human-Resources-Bereich liegt die Baumann Group im Trend – das zeigt eine Umfrage der Personalberatung Kienbaum und der Bitkom Servicegesellschaft. Vier von fünf Personalmanagern in Unternehmen ist es danach wichtig, die eigenen Prozesse mit Hilfe digitaler Technologien zu optimieren. IT-Dienstleistern eröffnet sich ein lukratives Wachstumsfeld.

Holger Lips, bei Capgemini Consulting für das Thema Digital HR verantwortlich, bestätigt die wachsende Nachfrage nach digitalen Helfern in Personalabteilungen.  Die Kosten entwickeln sich dabei zu einem entscheidenden Faktor. „Viele Unternehmen überlegen, in diesem Bereich stärker in die Cloud zu gehen“, sagt Lips. Bei solchen Software-as-a-Service-Lösungen sieht der Berater ein Einsparpotenzial von bis zu 50 Prozent bei Hardware- und Softwarekosten – das hätten Projekte gezeigt. Es kann sich also für Unternehmen lohnen, nicht selbst in die IT zu investieren und diese stattdessen über Mietmodelle zu beziehen.

In der Praxis gibt es jedoch zwei beträchtliche Hürden für den Einsatz der HR-Software aus der Cloud. Noch immer herrscht in Unternehmen einige Skepsis, Mitarbeiterdaten in fremde Hände zu geben. 82 Prozent der Befragten in der Kienbaum-Studie äußerten große Bedenken, diese in einer Cloud zu speichern.

Zudem unterstützt die Software zwar einzelne Abläufe. Aber das Unternehmen muss seine Organisation entsprechend anpassen, damit sich der erhoffte Nutzen einstellt. „Die Personalabteilung muss bereit sein, sich von alten Prozessen zu verabschieden“, sagt Lips. Denn mit einem System aus der Cloud unterwirft sich ein Unternehmen zunächst einer Standardsoftware.

„Wo es Anpassungen in den Prozessen geben musste, war es schon ein harter Kampf“, berichtet Anwender Rosemann. Sein Unternehmen beschloss, den vorgegebenen Prozessen der Software weitgehend zu folgen. Verändert wurde die IT-Lösung nur, wenn rechtliche Gründe dies nötig machten. Ein Beispiel: In Deutschland muss der Antrag auf eine neue Stelle eines Managers nicht nur von der Geschäftsleitung, sondern auch vom Betriebsrat abgesegnet werden.

Um Widerstände möglichst gering zu halten, sollten Arbeitnehmervertreter von Anfang an eingebunden werden. „Es ist wichtig, dass Betriebsvereinbarungen frühzeitig verabschiedet oder angepasst werden“, sagt Michael Lazik, der beim IT-Anbieter Cornerstone on Demand für Großkunden in Europa verantwortlich ist.  „Ansonsten führt es zu Verzögerungen, wenn die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen gestellt werden.“

Wie können die IT-Dienstleister mögliche Kunden davon überzeugen, dass die außerhalb des Unternehmens in der Cloud gespeicherten Mitarbeiterdaten sicher sind? Auch bei der Baumann Group habe es zunächst große Bedenken gegeben.  Insgesamt hätten die Dienstleister mit ISO-Zertifizierungen, Datenschutzerfahrung und Referenzkunden überzeugt, sagt Rosemann. „Aus professioneller Sicht habe ich großes Vertrauen in die Anbieter. Für sie ist die Sicherheit spielentscheidend.“ Auch Berater Lips beurteilt die Datenschutzniveaus der Anbieter generell als sehr gut: „Was da ernst zu nehmende Anbieter an IT-Sicherheit auffahren, damit können zumindest große Mittelständler nicht mithalten.“

Die Anbieter wollen nicht nur innerhalb des Betriebs die Vernetzung voranbringen. Auch Nutzer verschiedener Unternehmen können miteinander in Kontakt treten. „Niemand wird gezwungen, seine Küchengeheimnisse zu teilen“, sagt Lazik – es gehe darum, vom anderen zu lernen. In zahlreichen Foren diskutieren Anwender aus verschiedenen Branchen den Praxiseinsatz der Software.  Die Dienstleister wiederum greifen deren Anregungen regelmäßig auf, wenn sie die Programme aktualisieren. Nutzer aus der Autoindustrie gaben den Anstoß für eine Matrix, in der Manager alle Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick sehen.

Parallel experimentieren die Anbieter mit Big-Data-Analysen für den Personalbereich. Wer zustimmt, kann anonymisierte Daten auch an andere Anwender weitergeben – und im Gegenzug von Big-Data-Analysen profitieren, die das Verhalten aller registrierten Mitarbeiter untersuchen. Cornerstone und Workday kommen gemeinsam auf weltweit 42 Millionen Profile.

So soll eine Voraussage möglich sein, ob ein Mitarbeiter mit dem Gedanken spielt, die Firma zu verlassen – die Analysesoftware sucht nach typischen Merkmalen von Wechselwilligen. Versprochen werden auch Vorschläge, um den Beschäftigten zu halten – oder gleich zu alternativen Kandidaten. „Da gibt einem das Programm ein Rezept an die Hand“, sagt Workday-Länderchef Kull.

Wichtig bei der Auswahl des Anbieters ist die Frage, ob sich die Personal-Software auch mit Betriebs- und Abrechnungssystemen verknüpfen lässt.  „Je stärker bestehende ERP-Systeme an die eigenen Bedürfnisse angepasst wurden, desto höher ist der Aufwand, die neue HR-Lösung zu integrieren“, warnt Berater Lips.

Gelingt der Umstieg, können Kapazitäten frei werden. Bei der Baumann Group nutzen nun zwei von vier Mitarbeitern in der Personalabteilung die Hälfte ihrer Arbeitszeit für andere Aufgaben. „Sie waren vorher in bestimmten Tagesphasen nur damit beschäftigt, Papierstapel abzuarbeiten“, sagt Rosemann, „das läuft jetzt automatisch.“

Erschienen im Handelsblatt am 23. Juni 2016.

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